در انواع جلسات اسکرام چی می‌گذرد؟ این سؤالی است که ذهن بسیاری از افراد را به خود مشغول کرده است. در این جلسات تیم‌ها با هم همکاری می‌کنند تا برنامه‌های کاری خود را بهبود دهند و به اهداف تعیین شده برسند. در جلسات اسکرام از تکنیک‌های کارآمد و جدیدی مانند نمودار برداری استفاده می‌شود تا عمده تمرکز افراد تیم روی اهداف و وظایف باشد.
در این جلسات مسائل و مشکلات مطرح می‌شوند و راهکارهای مناسب برای حل آن‌ها پیدا می‌شود. در جلسات اسکرام توجه به استفاده بهینه از زمان و تقسیم درست وظایف بین اعضای تیم بسیار مهم است. همچنین کالبدشکافی عملکرد قبلی و ارزیابی پیشرفت‌ها زمینه‌ی بهبود و تغییر را فراهم می‌کند و به طور کلی فرصتی برای همدلی، یادگیری مستمر و ارتقای توانمندی‌های افراد است. در این مطلب از پیامسرا قصد داریم در مورد جلسات اسکرام صحبت کنیم و جوانب مختلف آن را مورد بررسی قرار دهیم.
انواع جلسات اسکرام
همانطور که گفتیم مدیریت تیم با استفاده از جلسات اسکرام یک روش مؤثر برای بهبود عملکرد و همکاری تیم‌ها است. در واقع جلسات اسکرام مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و روش‌ها است که بر اساس اصول اسکرام طراحی شده است. در این روش تیم به طور دوره‌ای جلسات مشخصی را برای هماهنگی و ارتباط افراد با یکدیگر برگزار می‌کند. جلسات اسکرام در ۵ نوع کلی زیر برگزار می‌شود:
جلسه برنامه ریزی اسکرام
اولین جلسه مهم در اسکرام جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت است. در این جلسه، تیم اهداف و وظایفی را تعیین می‌کند که در طول اسپرینت باید انجام شوند. اعضای تیم در این جلسه با هم همکاری می‌کنند تا وظایف را اولویت‌بندی کرده و منابع را به طور مؤثری تقسیم بندی کنند.
جلسه روزانه اسکرام
جلسات روزانه اسکرام نیز نقش مهمی در مدیریت تیم دارند. در این جلسات اعضای تیم به طور روزانه از پیشرفت کاری خود گزارشی ارائه می‌کنند و مشکلاتی که با آن‌ها روبرو شده‌اند را مطرح می‌کنند. این جلسات به ایجاد هماهنگی و انطباق بین اعضای تیم کمک می‌کنند تا مشکلات سریع‌تر حل شوند.
جلسه نقد و بررسی اسپرینت
در پایان هر اسپرینت، یک جلسه‌ی مروری جهت بررسی عملکرد تیم و آنچه که در طول اسپرینت حاصل شده است برگزار می‌گردد.
جلسه بازنگری اسپرینت
جلسات بازبینی اسپرینت و جلسات بازخورد نیز برای بهبود مستمر عملکرد تیم اسکرام برگزار می‌شوند. در جلسات بازبینی اسپرینت، تیم پیشرفت‌های خود را ارزیابی می‌کند و در جلسات بازخورد، بازخورد تیم بررسی شده و بهبودهای لازم بر روی آن اعمال می‌شود.
جلسه تحلیل و بهینه‌سازی موارد عقب مانده یا بک لاگ
آخرین نوع جلسات اسکرام، جلسات بک لاگ است که به تیم این فرصت را می‌دهد تا پیش از اقدام برای اجرای اهداف اسپرینت، در مورد بک لاگ نقد و بررسی داشته باشند. عموماً پارامترهای بک لاگ محصول، نیاز به اصلاح برای ارائه در اسپرینت بعدی دارند تا اعضای تیم بتوانند درک درستی از آن برای اجرای صحیح داشته باشند. در نتیجه مدیریت تیم با جلسات اسکرام باعث بهبود هماهنگی، عملکرد و ارتباطات در تیم می‌شود. این روش به تیم کمک می‌کند تا به طور مداوم پیشرفت کند و با چالش‌ها و مشکلات روبرو شده و در این مسیر بهبودهای لازم را اعمال کند.
منظور از اسپرینت چیست؟
اسپرینت یک تکنیک مدیریت پروژه است که در روش اسکرام به کار می‌رود. اسپرینت شامل یک بازه زمانی محدود است که در آن، تیم برای به حصول رساندن اهدافی مشترک کار می‌کند. این دوره معمولاً بین ۱ تا ۴ هفته طول می‌کشد. در آغاز اسپرینت، تیم در یک جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت تعیین می‌کند که در طول اسپرینت چه وظایفی را انجام خواهد داد. این وظایف در صورت امکان به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم شده و در یک لیست به نام “بک لاگ” ذخیره می‌شوند.
یکی از ویژگی‌های بارز اسپرینت، تعهد تیم در انجام وظایف تعیین شده است. تیم باید تعهدی قابل توجه ارائه بدهد که در طول اسپرینت وظایف مشخص شده را به پایان برساند.
طی اسپرینت، تیم روزانه جلسات کوتاهی برگزار می‌کند که به نام “اجتماع روزانه اسکرام” شناخته می‌شود. در این جلسات هر عضو تیم از پیشرفت خود، مشکلات و هر چیزی که بر کار تیم مؤثر است گزارش می‌دهد. در پایان اسپرینت، یک جلسه بازبینی برگزار می‌شود تا وظایف انجام شده ارزیابی شوند و مطمئن شویم که همه چیز به درستی پیش رفته است. سپس یک جلسه بازخورد صورت می‌گیرد تا تجربیات گذشته بهبود یابد و برای اسپرینت‌های آینده کار بر روی خطاها و نقاط قوت صورت بگیرد.
مهم ترین مزایای مدیریت پروژه در اسکرام
همانطور که گفتیم در روش اسکرام به جای استفاده از یک برنامه کلی برای پروژه، زمان به اسپرینت‌های کوتاه تقسیم می‌شود که از ۱ تا ۴ هفته به طول می‌انجامد و در پایان هر اسپرینت، یک نسخه قابل کاربرد و بهینه سازی شده از محصول تحویل داده می‌شود. روش اسکرام مزایای خاص خود را دارید که از این میان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ایجاد هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم:
اسکرام بیش از هر چیزی بر هماهنگی و همکاری تیم تأکید دارد. در این روش، تیم دارای یک مدیر پروژه نیست؛ بلکه به صورت خود‌کار هدایت می‌شود. همه اعضای تیم باید در جلسات هفتگی شرکت کنند، اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند و از هم درخواست کمک کنند.
جلب رضایت مشتریان:
همچنین در این روش تمرکز بر ایجاد محصولات قابل کاربرد و حل مسائل فعلی مشتریان است. با تمرکز بر تحویل دادن نسخه‌های قابل کاربرد در پایان هر اسپرینت، این روش باعث ایجاد اعتماد و رضایت مشتری می‌شود.
بهبود مستمر فعالیت‌های تیم:
در اسکرام گرایش به کار کردن برای بهبود مستمر (Continuous Improvement) وجود دارد. برای این منظور جلسات هفتگی اسکرام به عنوان فرصتی برای بررسی وضعیت پروژه و بهبود آن استفاده می‌شود.
تعامل اعضای تیم:
در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت اعضای تیم به توافق می‌رسند که چه کاری در طول اسپرینت انجام دهند. در جلسات روزانه، هر کدام از اعضای تیم از پیشرفت کار خود گزارش می‌دهند و اشکالات را مطرح می‌کنند. در جلسه بازبینی اسپرینت، پروژه ارزیابی شده و بهبودهای مورد نیاز برای اسپرینت بعدی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
انعطاف پذیری بالای روش اسکرام:
یکی از ویژگی‌های مهم اسکرام انعطاف‌پذیری آن است. در روش اسکرام در صورت بروز تغییرات در نیازها یا اولویت‌ها می‌توان به راحتی پروژه را تجزیه و تحلیل کرده و تغییرات لازم را در اسپرینت‌های آینده اعمال کرد.
به طور خلاصه، اسکرام یک روش مؤثر برای مدیریت پروژه‌های تیمی است. اسکرام با تقسیم بندی زمان به شکل اسپرینت‌ها، حوزه کاری را مدیریت می‌کند و با جلسات منظم و هماهنگی تیم، به تحویل محصولات با کیفیت و در موقعیت‌های قابل پیش‌بینی منجر می‌شود و با تمرکز بر ایجاد محصولات قابل کاربرد به مشتریان، این روش باعث ایجاد اعتماد و رضایت مشتری می‌شود.
سخن پایانی
در این مطلب سعی بر این بود که شما را به طور کامل با انواع جلسات اسکرام، چیستی آن و مزایای این جلسات در مدیریت پروژه آشنا کنیم. امید است با مطالعه این مقاله پاسخ تمامی سؤالات خود را یافته باشید.
