در دنیای امروزه، زمان یکی از اصلیترین داراییهای اشخاص به حساب میآید. در حوزه کاری و افراد پر مشغله در کسب و کارهای گوناگون، زمان اهمیت خود را بیش از پیش نشان میدهد. همین دلیل باعث شده که امروزه شرکتهای حرفهای به جای جلسات طولانی و بی بازده، به جلسات کوتاه روی بیاورند. جلساتی که در عرض ۱۵ الی ۲۰ دقیقه به نتیجه میرسند.
شرکتهای پیشرو مثل گوگل و آمازون، دیگر برگزاری جلسات طولانی را کنار گذاشتهاند. اما راز موفقیت این جلسات چیست؟ چطور میتوان در کوتاهترین زمان، به بازدهی بالایی دست یافت؟
برنامه ریزی و هدف گذاری جلسه
کلید موفقیت یک جلسه، وضوح هدف و دلیل برگزاری آن است. قبل از شروع جلسه، باید به دقت مشخص شود که جلسه برای چه موضوعی تشکیل میشود و چه خروجی از آن انتظار میرود. هرچه جلسه منظمتر باشد و ساختار مشخصی داشته باشد؛ تصمیم گیری هم سریعتر اتفاق میافتد.
شرکت اپل به عنوان یکی از موفقترین کسب و کارها در سرتاسر جهان به حساب میآید. در این شرکت تمامی جلسات با هدفی مشخص برگزار میشوند و باید در انتها بتوانند به ۳ سوال زیر پاسخ دهند.
- چرا برگزاری این جلسه ضرورت دارد؟
- چه تصمیمی باید در نهایت با برگزاری این جلسه گرفته شود؟
- چه کسی مسئول اجرای تصمیم نهایی منتج شده از این جلسه است؟
تمامی این موارد، اهمیت وجود برنامه ریزی مشخص قبل از جلسه را نمایان میکنند. شرکت کردن کارکنان با آمادگی قبلی در جلسه نیز باعث میشود که بهتر در روند جلسه همکاری داشته باشند. افراد میتوانند ایدههای خود را از قبل آماده کنند و در جلسه به جای بحث بر روی موضوع، تنها ارائه ایدهها و انتخاب ایده برتر انجام شود.
- وجود دستور جلسه و زمان بندی برای هر یک از موضوعات، امکان برگزاری سریعتر جلسات را فراهم میکند.
- مشخص کردن یک فرد به عنوان مدیر و هدایت کننده جلسه، از اتلاف وقت جلوگیری میکند و در نهایت بحث را جمع بندی میکند.
- وجود تایمر سر جلسه و مشخص کردن تایم برای صحبت کردن هر یک از افراد، روند برگزاری جلسه را با سرعت بیشتری پیش میبرد.
تاثیر فضای جلسه در سرعت و کیفیت تصمیمگیری
برای برگزاری یک جلسه موثر نه تنها موضوع و افراد حاضر؛ بلکه حتی فضای فیزیکی جلسه نیز نقش مهمی دارد. یک محیط نامناسب با نور کم یا خیلی زیاد و صندلی و میز ناهماهنگ با اگونومی بدن، باعث کاهش تمرکز افراد میشود. طراحی اتاق کنفرانس مدرن و استفاده درست از هر یک از اجزا، با افزایش آرامش در طول جلسه، سرعت تصمیم گیری افراد را افزایش میدهد.
- چیدمان صندلیها باید به گونهای باشد که همگی افراد بتوانند در طول جلسه امکان اظهار نظر داشته باشد.
- نور پردازی مناسب و تهویه هوا نیز به افزایش تمرکز و هوشیاری افراد کمک میکند. نور کم در اتاق جلسه باعث خستگی چشم افراد و خواب آلودگی آنها میشود.
- استفاده از عایق برای دیوارها و پنجرههای دوجداره باعث کاهش نویز و صدای مزاحم در طول جلسه میشود.
- ساده بودن فضای جلسه و دوری از شلوغی با اجزای دکوری، از حواس پرتی افراد در خلال جلسه خودداری میکند.
- چیدمان صندلیها و طرح میز نیز باید به گونهای انتخاب شود که همه افراد دید واضح و یکسانی به صفحه نمایش داشته باشند. استفاده از میز هایی به شکل دایره، بیضی و مستطیلی شکل انتخاب مناسبی برای اتاق جلسات به شمار میروند.
نقش ابزارهای تصویری در کوتاه شدن زمان جلسات
ابزارهای تصویری مثل نمودار، ویدیو و پاورپوینت همگی از دلایل اصلی کوتاه شدن مدت زمان جلسات هستند. توضیحات اضافی و تلاش افراد برای خواندن متنهای طولانی از دلایل افزایش زمان جلسات به حساب میآیند. در حالی که نمایش اطلاعات با تصاویر گرافیکی و به شکل نموداری، باعث توضیح سریعتر موضوع میشود.
- نمایشگرهای هوشمند و سیستمهای به اشتراک گذاری محتوا، باعث افزایش سرعت در روند برگزاری جلسات میشود.
- وجود صفحات نمایش با ابعاد بزرگ و کیفیت بالا، نمایش تصاویر و نوشتهها را برای تمامی حضار از فواصل دور نیز امکان پذیر میکند.
- یک اینفوگرافیک یا نمودار میتواند در چند ثانیه مفهومی را منتقل کند که توضیح آن دهها دقیقه زمان میبرد.
تمرکز بر روی تصمیم گیری نه گفت و گوهای طولانی
هدف نهایی جلسات سازمانی، تصمیم گیری و همفکری بر روی یک موضوع مشخص است. بحثهای بی پایان از افتهایی است که تنها باعث خستگی افراد و طولانیتر شدن زمان جلسه میشوند. برای جلوگیری از به حاشیه رفتن بحثها در جلسات توصیه میشود نکات زیر را رعایت کنید:
- مقدمه چینیهای غیر ضروری و تکراری را حذف کنید و مستقیم موضوع اصلی را مطرح کنید.
- به جای کنکاش مشکل و توضیح مکرر آن، اعضا را برای ارائه ایده و راهکار تشویق کنید.
- انتخاب ابعاد ویدئو وال بزرگ و نوشتن مطالب با فونت بزرگ بر روی آن، توجه افراد را به مطالب مهم افزایش میدهد. استفاده از کاغذهای چاپی در تعداد زیاد تنها باعث حواس پرتی افراد از موضوع اصلی جلسه میشود.
- جمع بندی فوری و واضح از ویژگیهای اصلی یک جلسه حرفهای است. برای اجرایی شدن هرچه سریعتر تصمیمات، بعد از جلسه وظایف جدید هر یک از افراد را مشخص کنید.
فرهنگ سازمانی و عادت به برگزاری جلسات مؤثر
در شرکتهای حرفهای، جلسات کوتاه به بخشی از هویت کاری مجموعه تبدیل میشوند. با ایجاد فرهنگ سازمانی برگزاری جلسات کوتاه، روند شرکت افراد در جلسه نیز بهبود مییابد. با برگزاری کارگاههای آموزشی نیز مهارت کارکنان در مدیریت زمان و ارائه مطالب در مدت زمان کوتاهتر نیز افزایش مییابد.
- وقت شناس بودن مدیران و حضور به موقع سر جلسه، به طور غیر مستقیم اهمیت وقت شناسی را به همه کارمندان نشان میدهد.
- استفاده از تایمرهای بصری به جای ساعت در اتاق جلسات، اهمیت زمان و به موقع تمام کردن جلسه را به افراد نشان میدهد.
- استفاده از پلتفرمهای آنلاین برای به اشتراک گذاری مباحث، روند تصمیم گیری در جلسات را سرعت میبخشد.
- در نظر گرفتن پاداش و تشویق برای تیمهایی که در عرض ۱۵-۲۰ دقیقه جلسات خود را به اتمام میرسانند. این کار باعث میشود تا تمامی افراد برای بهره مندی از این مزایا به سمت برگزاری جلسات کوتاه و پر بازده روی بیاورند.
هنر گفت و گوی موثر در زمان محدود
جلسات ۲۰ دقیقه ای تنها راهی برای صرفه جویی در زمان نیستند. این جلسات کوتاه، بازدهی بالایی دارند و به واسطه روند سریع تصمیم گیری، روحیه تیمی را نیز افزایش میدهند. برنامه ریزی دقیق از قبل و به کارگیری ابزارهای مناسب، از اصلیترین فاکتورهای برگزاری این جلسات به حساب میآیند. با طراحی هوشمندانه فضای جلسه و القای غیر مستقیم اهمیت زمان به افراد، میتوان گامی مهم در برگزاری جلسات موثر و کوتاه برداشت.
اگر به دنبال راهی برای پیشرفت در مجموعه کاری خود هستید؛ زمان آن فرا رسیده که ایدههای جدیدی را پیاده سازی کنید.
